به دلیل تفاوت در سیستم حسابداری شرکتها و نیز عدم الزام به رعایت اصول و ضـوابط متـداول حسـابداری در اغلب شرکت های بخش خصوصی سرفصل های مورد رسیدگی ، مبالغ پرداختی تحت عنـاوین متفـاوت و گـاهی نامتجـانس در سرفصـل هـا و حسابها ثبت میگردد:
١- در سرفصلهایی که ذاتا اسناد هزینه حقوق و دستمزد و مزایای مشمول کسر حقبیمه درآنها ثبـت مـیگردنـد
سرفصل های مورد رسیدگی که هزینه حقوق و دستمزد و مزایای مشمول کسر حقبیمه درآنها ثبـت مـیگردنـد ، می بایستی اسناد مربوط به حقوق و مزایا، یا هزینههای مشمول کسر حقبیمه بهتفکیک، با قیـد شـماره و تـاریخ سند و تفکیک اقلام مشمول و غیرمشمول با توجه به ماهیت آنها در ستونهای مربوطه، در کاربرگ ثبت شـود. چنانچه بخشی از اسناد، فاقد حقوق و مزایا و هزینه های مشمول کسـر حـقبیمـه باشـد، لازم اسـت بـه صـورت سرجمع (یک قلم) در کاربرگ ثبت و در ستون ملاحظات کاربرگ توضیح داده شود.
٢- در سرفصل هایی که اسناد با ماهیت حقوق و دستمزد درآن ها ثبت نمی گردد
سرفصل های مورد رسیدگی که اسناد با ماهیت حقوق و دستمزد درآن ها ثبت نمی گردد نیازی به استخراج هزینه های آن ها نبوده و باید مراتب رسیدگی به سرفصل همراه با نام سرفصل و قید این که فاقد اقلام مشمول بـوده ، در گـزارش بازرسی دفاتر ذکر گردد.
لیکن چنانچه دراین سرفصل ها، اسنادی با ماهیت حقوق و دستمزد و مزایا تحت عناوین دیگری ثبت شده باشد، لازم است در ستونهای مربوطه در کاربرگ طبقهبندی شده و مراتب به همراه مستندات، قـراین و دلایـل مویـد شمول کسر حقبیمه، در بند گزارش انشایی افشا گردد.
نکات حائز اهمیت در هنگام رسیدگی سرفصل ها:
– از شرکتهای مقاطعهکاری بازرسی دفاتر بهعمل نمیآید مگر در حالات خاص و مصادیقی که بیان شده است.
– در رسیدگی به کلیه سرفصل ها همواره باید مدارك و مستندات پرداخت هایی کـه بـه موجـب قـرارداد صـورت میگیرد از جمله تصویر قراردادها، مفاصاحسابهای دریافتی و… اخذ و ضمیمه گزارش گردد.
تبصره ١: شرح اسناد استخراجی باید دقیقا مطابق با سند رویت شده از سوی بازرس دفاتر بوده و از اعمـال هـرگونه دخل و تصرف خودداری گردد.
تبصره ٢: در رسیدگیها میبایست از استخراج ارقام و اقلام مشمول بطور مضاعف که ناشی از انتقال و جابجاییو یا اصلاح سرفصلها میباشد ممانعت به عمل آید.
تبصره ٣: در استخراج اقلام مشمول، ضمن رعایت حداکثر سقف حقوق و مزایای مشمول کسر حقبیمه سنواتیدر مورد پرداختی به کارکنان در صورت اثبات موضوع برای بازرس دفاتر، میبایسـت مـوارد منـدرج در فهرسـت طبقهبندی ریز اقلام مشمول و غیرمشمول (پیوست یازده) رعایت شود.
تبصره ٤: بازرس دفاتر باید جهت جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی، از هر گونه لاك گرفتگی، قلم خوردگیو جابهجایی ارقام خودداری نماید.
تبصره ٥: در صورت عدم همکاری(عدم ارایه اسناد و دفاتر)کارفرمایان در اجرای تصویب نامه ستاد فرمانـدهیاقتصاد مقاومتی به شماره ٥٠٤٣٢ مورخ ٣١/٤/١٣٩٦ مبنی بر امکان رسیدگی شرکت های بخش خصوصی صرفا در آخرین سال مالی، سازمان مجاز خواهد بود بر اساس اختیارات موضوع ماده (٤٧) قانون تامین اجتماعی اقـدام نماید.