تعریف سال مالی: در اصول حسابداری و حسابرسی،سال مالی به سال (یا دورهای) اطلاق میگردد که:
١ – دفاتر قانونی تحریر، تکمیل و عملیات بستن حسابها صورت گرفته باشد.
٢ – مجمع سالیانه شرکت برگزار و گزارش صورتهای مالی توسط حسابرس مستقل ارایه شده باشد.
لازم به ذکر است کارفرمایان هنگام تکمیل فرم اولیه بازرسی دفاتر قانونی و با در نظر داشتن تعریف سال مالی موارد ذیل را در نظر داشته باشند .
دریافت اطلاعات اولیه مورد نیاز بازرسی و مستندات موضـوع فـرم شـماره ١ طـی نامـه رسـمی کارفرمـا (اشخاص حقوقی با امضای مدیرعامل و صاحبان امضای مجاز طبق اساسنامه و یا آخرین آگهی تغییرات و ممهور به مهر شرکت، اشخاص حقیقی با امضای کارفرما و اثـر انگشـت). لازم بـه ذکـر اسـت در سـامانه متمرکز بازرسی دفاتر اطلاعات مورد اشاره، توسط کارفرما از طریق پرتال غیرحضوری، بـه سـازمان ارایـه میگردد و نیازی به مراجعه حضوری و ارایه نامه از سوی کارفرما نمیباشد.
اخذ فرم شماره ٢ (پیوست دو) و ارسال مدارك و مسـتندات دریـافتی موضـوع بنـد (٢-٢) بـه موسسـه حسابرسی تامیناجتماعی.
تذکر: چنانچه کارفرمایان موضوع این بخشنامه، به هر دلیلی از تکمیل و اعـاده ضـمایم فـرم شـماره یـک (فـرم اطلاعات اولیه بازرسی دفاتر) ظرف مهلت تعیین شده در آن استنکاف نماینـد و یـا دارای دفـاتر سـفید و نانویس باشند، شعبه مکلف است با ارسال فرم شماره ٢، بازرسی دفاتر را درخواست نماید و در صورتی که اعلام نمایند در تمام دوره درخواست فاقد دفاتر میباشند، نیـازی بـه ارسـال فـرم شـماره ٢ بـه موسسـه حسابرسی تامین اجتماعی نبوده و حسب مورد باید بر مبنای سایر مدارك موجـود در پرونـده و ضـوابط و مقررات از جمله مواد (٤٠) و (٤١) قانون و برابر مصوبات شورای عالی تامیناجتماعی، نسبت به محاسبه و مطالبه حقبیمه اقدام گردد.